Gestion du changement : Comment gérer les preoccupations de votre équipe

Dans mon post précedent, j’ai détaillé les differentes reactions qu’un employé suite à l’annonce d’un changement quelconque, et expliqué pourquoi le changement derange les gens et les préoccupe.

Toutefois, il existe des actions que les deux parties prenantes (employé et gestionnaire) peuvent faire pour gérer ces situations, et c’est le sujet de ce post.

Il existe 7 phases de préoccupation concernant le changement, durant ces phases, les responsabilités du gestionnaire et de l’employé se détaillent comme suit :

Phase 1 : L’immobilité, la continuité des projets habituels et le manque d’importance accordée au changement.

Lors de cette phase, l’expression courante est du genre “Je doute que ce changement m’affecte”. Dans ce cas, le Gestionnaire doit communiquer de façon précise et donner de l’importance au changement annoncé, Tandis que l’employé doit plutôt confronter sa position a celle des autres et se poser des questions et le mieux, rechercher des faits et des données vérifiables et ne pas être subjectif.

Phase 2 : L’inquiétude et l’insécurité

L’employé commence a s’inquiéter, le changement pourrait avoir un impact sur son travail (perte d’emploi, de patron, de collègues , mais aussi une perte de pouvoir ou de competences, un changement des outils de travail ou de l’organisation de travail. L’expression clé est : “Que va t’il m’arriver?”

Dans cette phase, le role du gestionnaire est crutial pour écouter  mais surtout pour soutenir l’employé. L’employé doit exprimer ses inquietudes aux bonnes personnes pour chercher les bonnes réponses  L’employeé doit aussi accepter que l’information ne soit pas disponible.

Phase 3 : Légitimité et pérennité du changement

Dans cette phase, l’employé se pose la question “Est ce que le changement est la pour durer?”. Il est inquiet quand aux consequences organisationnelles du changement a moyen et long terme, et se questionne surtout sur la légitimité et la capacite de l’entreprise de mener a terme le changement.

Le gestionnaire doit ici démontrer le sérieux et les raisons du changement et illustrer les moyens engages par l’entreprise pour la réussite du changement. L’employé quand à lui, doit comprendre les raisons qui motivent le changement et se positionner par rapport a ceci, entre autre la question qu’il devrait s’investir ou plutôt rester passif.

Phase 4 : Scénario et mise en oeuvre du changement

L’employé se questionne sur la qualité de la mise en oeuvre du changement, aux ressources et efforts alloués, et s’inquiete quand au scenario de déroulement de ce dernier. “Que signifie ce changement?” et “Comment fait-on?” sont généralement les expressions qui se posent dans cette phase.

Le gestionnaire doit communiquer le plan d’action et les ressources allouées pour ce changement, et faire participer l’employé. L’employeé doit répondre aux questions Qui, Quand, Comment, Avec qui et échanger avec d’autres personnes ayant eu le meme type de changement.

Phase 5 : Capacité de faire face au changement

L’employé se demande quand à sa capacité de faire face aux changement ainsi qu’au soutien et la comprehension de son superieur. La question qu’il se pose est “Est ce que je vais être capable de …”.

Dans ce cas, le gestionnaire doit faciliter le transfert des nouveaux acquis, travailler sur l’accompagnement et le temps d’adaptation avec l’employé. Ce dernier doit clarifier les attentes de son gestionnaire, et exprimer ses besoins spécifiques sur le plan technique, afin de réduire ses zones d’inconfort.

Phase 6 : échange et collaboration

L’employé se préoccupe par rapport aux occasions de collaboration avec les autres equipes ou service, ainsi que les occasions d’échange. L’expression clé est “Comment l’ensemble des concernés peuvent collaborer?”.  Dans cette phase, le gestionnaire devrait faciliter l’échange entre les différents destinataires et apprendre du changement. L’employé peut s’impliquer dans les comité afin de mettre a profit ses connaissances.

Phase 7 : Amélioration

“Comment pouvons nous faire mieux?”, c’est ce qui préoccupe l’employé dans cette phase, ce dernier cherche a s’améliorer continuellement. Le gestionnaire doit être ouvert pour laisser les pistes de solution émerger des employés et équipes. L’employé doit innover, oser et agir.

Conclusion

Lors de ces 7 phases, les roles de Gestionnaire et d’employeé doivent se completer pour mener a terme et réussir le changement. Les reactions et les efforts de chacun des deux parties sont cruciaux pour une réussite du changement.